MANUAL DE OpenOffice

Inicialmente, en una celda se puede almacenar datos de cualquier tipo. Si en determinada celda va a ingresar un dato discreto, por ejemplo, el número de hijos que tiene una persona, el número de veces que ha viajado al exterior, etc., no tiene sentido ingresar un número negativo porque yo no puedo tener -2 hijos. Tampoco puedo decir que he viajado al exterior -3 veces. En el ejemplo mencionado, tampoco debería ingresar un dato de tipo texto.

Con el procedimiento que se explica enseguida, puede establecerse validación de celdas, de modo que permita ingresar únicamente datos de un determinado tipo y dentro de un intervalo específico. De este modo, se reduce la posibilidad de ingresar datos erróneos en una celda.

En la Figura 84 se muestra como ejemplo el encabezado de una lista. En la columna A, va a ingresar el nombre de una persona, por tanto, ingresar un dato de tipo texto, restringir que ingrese máximo 30 caracteres. En la columna B va a ingresar la fecha de nacimiento, por tanto, que únicamente permita ingresar fechas. En la columna C debe ingresar el sexo de la persona (Hombre o Mujer). En la columna D va a ingresar la cantidad de hijos del trabajador, debe ser un número mayor o igual a cero (0). En la última columna va a incluir los ingresos, es decir, el dinero que recibe el trabajador, debe ser un dato numérico decimal mayor o igual que cero (0). Veamos cómo lograr este objetivo de validar datos.

Marque el rango para el cual va a establecer la validación. Por ejemplo, marque el rango A3:A19, si todas las celdas de la columna van a permitir ingresar el mismo tipo de datos (excepto los títulos de la lista), seleccione el rango la columna completa. En la barra de menús, haga clic en “Datos”. En el menú correspondiente, seleccione “Validez…”. Se muestra el cuadro de diálogo indicado en la Figura 85. Este cuadro de diálogo tiene tres pestañas que le permiten definir las propiedades de validación de celda.

Si está seleccionada la pestaña “Criterios”, permite establecer las restricciones de las celdas propiamente dichas, en este caso, el cuadro de diálogo “Validez” tiene una apariencia similar a la que presenta la Figura 85. En la lista desplegable denominada “Permitir”, puede escoger el tipo de datos aceptado por la celda o rango de celdas en que se está definiendo la validación, a continuación se describen los valores que se puede escoger:

Opción	Descripción
Cada valor	Puede ingresar cualquier dato en la celda, sin restricción
Entero	Permite ingresar únicamente valores numéricos enteros o discretos.
Decimal	Permite ingresar valores numéricos con parte decimal.
Fecha	Obliga a que se ingrese una fecha.
Hora	Restringe para que ingrese únicamente un dato de tipo hora.
Intervalo de celdas	En un rango de celdas se muestran los valores posibles que puede tener la celda en que se define la validez.
Lista	Restringe la entrada de datos en la celda, a una lista de valores posibles.
Longitud de texto	Establece una cantidad de caracteres permitida por la celda.

De acuerdo con la elección efectuada en la lista “Permitir”, cambia la apariencia del cuadro de diálogo. La lista desplegable denominada “Datos” está disponible para la mayoría de tipos de datos, enseguida se describen las diferentes opciones que puede tomar, reúne los operadores disponibles para establecer la validación.

Operador (Datos)	Descripción
Igual	Acepta únicamente el valor que se establezca.
Menor que	Permite ingresar únicamente valores menores que el máximo establecido.
Mayor que	Permite ingresar únicamente valores mayores que el mínimo definido.
Menor o igual que	Permite ingresar únicamente valores menores o iguales que el máximo establecido.
Mayor o igual que	Permite ingresar únicamente valores mayores o iguales que el mínimo establecido.
Distinto de	Permite ingresar cualquier valor excepto el que se establezca acá.
Entre	Establece un intervalo, entre los cuales se permiten ingresar valores. Acepta valores mayores o iguales que el mínimo y menores o iguales que el máximo.
No entre	Establece un intervalo de valores que no puede tomar la celda. Acepta valores menores que el mínimo o mayores que el máximo.

Dependiendo de la selección en la lista desplegable “Datos”, se pueden mostrar uno o dos de los siguientes cuadros de texto:

Valor: Se hace visible cuando selecciona el operador “Igual”, indica el único valor que admite la celda.

Mínimo: Establece el límite inferior para los valores aceptados por la celda, permite ingresar únicamente valores mayores o iguales que el mínimo.

Máximo: Establece el límite superior para los valores aceptados por la celda, permite ingresar únicamente valores menores o iguales que el máximo.

Si en la lista desplegable denominada “Permitir” escoge “Lista”, se hace visible el cuadro de texto “Entradas”, en el cual puede ingresar una lista de valores que son aceptados por la celda. Más adelante un ejemplo aclarará la forma de utilizarlo. Si en la lista desplegable denominada “Permitir” escoge “Intervalo de celdas”, se hace visible el cuadro de texto “Origen” permite ingresar la referencia a un rango de celdas que contiene los valores que pueden ingresarse en la celda. Más adelante, un ejemplo aclara la forma de utilizar esta validación.

Después de la explicación que acaba de hacerse, volvamos al ejemplo de la Figura 84. Seleccione el primer rango a validar, correspondiente a la columna A. En la columna A debe ingresarse el nombre de una persona, por tanto, puede escribir el nombre de una persona. Para este ejercicio, se va a establecer que puedan ingresarse máximo 30 caracteres. Por ejemplo, seleccione A3:A11. En la barra de menús, haga clic en “Datos”. En el menú que se despliega, seleccione “Validez…”. Se muestra el cuadro de diálogo “Validez”, haga clic en la pestaña “Criterios”. En la lista desplegable denominada “Permitir”, escoja “Longitud de texto”. En la lista desplegable denominada “Datos” escoja el operador “Menor o igual que”. Se hace visible el cuadro de texto “Máximo”, escriba 30.

Cuando hace clic sobre esta pestaña, el cuadro de diálogo toma la apariencia indicada en la Figura 86. Permite establecer el mensaje que se muestra cuando selecciona la celda, de tal modo que oriente al usuario con respecto a las restricciones a tener en cuenta cuando ingresa el dato en la celda. Debe estar marcada la casilla denominada “Mostrar ayuda de entrada al seleccionar una celda” para que se muestre el mensaje que se está definiendo cuando se seleccione la celda. En el cuadro de texto denominado “Título”, debe ingresar un título para el mensaje mostrado. En el cuadro de texto “Ayuda de entrada”, debe escribir el mensaje que se muestra al seleccionar una celda, con el objeto de orientar al usuario con respecto a las restricciones que debe tener en cuenta con respecto al dato ingresado en la celda. Entre más claro sea el mensaje, más ayuda a comprender el propósito del contenido de la celda, sirve para efectos de documentación.

Si hace clic en esta pestaña, el cuadro de diálogo toma la apariencia indicada en la Figura 87. Corresponde al último paso a seguir para establecer la validación de celdas. Se trata de configurar el mensaje mostrado al tratar de ingresar un dato no válido. Debe estar marcada la casilla “Mostrar mensaje de error al introducir valores incorrectos”, para que funcione adecuadamente la validación de las celdas.

En la lista desplegable denominada “Acción” puede establecer el tipo de cuadro de diálogo en que se presenta el mensaje de error. En el cuadro de texto “Título” debe ingresar el título que va a tener el cuadro de diálogo mostrado al presentarse el error. En el cuadro de texto denominado “Mensaje de error”, debe escribir el mensaje presentado cuando se trata de ingresar un dato no válido. Ya se han establecido todas propiedades de validación de celdas. Finalmente, presione el botón “Aceptar” para que se establezca la validación de las celdas.

En la Figura 88 puede observar la apariencia mostrada en una celda en que se ha establecido validación. Al lado izquierdo se muestra el mensaje que aparece al seleccionar la celda con validación, mientras que a la derecha puede apreciar el mensaje que se muestra al tratar de ingresar un dato no válido.

Siguiendo con el ejemplo planteado (Figura 77), seleccione el rango B3:B11. En estas celdas únicamente pueden ingresarse datos de tipo fecha. En la barra de menús, haga clic en “Datos”. En el menú que se despliega, seleccione “Validez…”, se muestra el cuadro de diálogo “Validez”. Haga clic en la pestaña “Criterios”. En la lista desplegable “Permitir” escoja “Fecha”. En la lista desplegable “Datos” obligatoriamente debe escoger un operador, escoja “Mayor que”. En el cuadro de texto “Mínimo” escriba la fecha mínima que puede tomar la celda, por ejemplo, 01/01/1950. Haga clic en la pestaña “Ayuda de entrada”. En el cuadro de texto “Título” escriba “Fecha de nacimiento” (o el título que considere más apropiado). En el cuadro de texto “Ayuda de entrada” escriba “Ingrese la fecha de nacimiento” (o el texto que considere más adecuado). Finalmente, Haga clic en la pestaña “Mensaje de error” y establezca el mensaje que se va a mostrar en caso de tratar de ingresar un dato que no sea fecha o al ingresar una fecha anterior al primero de enero de 1950. Por último, presione el botón “Aceptar” para que se establezca la validación que ha sido definida.

Siguiendo con el ejemplo (Figura 84), en la columna C debe ingresar el sexo de cada persona (únicamente dos posibilidades, “Hombre” o “Mujer”). Seleccione el rango en que va a definir la validación, por ejemplo, C3:C11. En la barra de menús, haga clic en “Datos”. En el menú correspondiente, seleccione “Validez…”. Haga clic en la pestaña “Criterios”. En la lista desplegable “Permitir” escoja “Lista”, el cuadro de diálogo toma la apariencia indicada en la Figura 89. En el cuadro de texto “Entradas” puede ingresar todos los posibles valores que admite la celda en que se está definiendo la validación. Si marca la casilla “Mostrar lista de selección”, al lado derecho de la celda se muestran los valores de lista para que escoja uno de ellos. Si está marcada la casilla “Orden ascendente”, los elementos de la lista se muestran ordenados. Si está desmarcada la casilla “Mostrar lista de selección”, en la celda en que se establece la validación no se muestra la lista de valores, debe ingresarlo manualmente. Los mensajes de entrada y mensajes de error no se explican acá, el usuario ya sabe cómo puede establecer sus propiedades. Presione el botón “Aceptar” para que se establezca la validación de celdas. En la Figura 90 puede observar el resultado obtenido. Cuando se ubica en la celda que tiene la validación, se muestra una flecha al lado derecho, al hacer clic sobre ella, se muestra la lista de posibles valores para que escoja uno. Una ventaja adicional que se obtiene al utilizar una lista de valores es que ahorra trabajo al no tener que escribir muchas veces el mismo valor, falta con escoger un elemento de la lista.

En la columna D, en el ejemplo que se está siguiendo (Figura 84), únicamente deben ingresarse valores numéricos enteros. Una persona puede tener 0 hijos, 1 hijo, 2 hijos, etc. En este caso, la celda debe aceptar valores discretos. Seleccione el rango en el cual desea definir la validación, por ejemplo D3:D11. En la barra de menús, haga clic en “Datos”. En el menú que se despliega, seleccione “Validez…”. Se muestra el cuadro de diálogo “Validez”. Haga clic en la pestaña “Criterios”. En la lista desplegable “Permitir”, escoja “Entero”. En la lista desplegable “Datos” escoja el operador, por ejemplo, escoja “Entre”, para establecer un intervalo de valores. En el cuadro de texto “Mínimo” escriba 0. En el cuadro de texto “Máximo” escriba 10. Haga clic en la pestaña “Ayuda de entrada”, “Escriba el mensaje que se muestra cuando la celda está activa”. Haga clic en la pestaña “Mensaje de error”, escriba el mensaje que se muestra cuando trate de ingresar un valor erróneo. Por último, presione el botón “Aceptar” para que se establezca la validación. Si en la celda trata de ingresar un valor no numérico o si trata de ingresar un entero menor que cero o mayor que diez, no le permite y muestra el mensaje de error que haya incluido.

Finalmente, en la columna E del ejemplo que se sigue (Figura 84) debe escribir los ingresos en dinero del trabajador. Por tanto, acepta valores numéricos con parte decimal, es decir, valores continuos. Seleccione el rango para el cual va a establecer la validación, por ejemplo, E3:E11. En la barra de menús, haga clic en “Datos”. En el menú que aparece, seleccione “Validez…”. Se muestra el cuadro de diálogo “Validez”. Haga clic en la pestaña “Criterios”. En la lista desplegable “Permitir” escoja “Decimal”. En la lista desplegable “Datos” escoja el operador “Mayor o igual”. En el cuadro de texto denominado “Mínimo” escriba 0 (cero). Haga clic en la pestaña “Ayuda de entrada” y establezca el mensaje que indica los datos que debe ingresar. Haga clic en la pestaña “Mensaje de error” y escriba el mensaje que se muestra al tratar de ingresar un dato erróneo. Presione el botón “Aceptar”. Con esta validación, únicamente le permite ingresar valores numéricos continuos mayores o iguales que 0.

Este el último ejemplo que presento. Ingrese los datos en el rango A1:A4, correspondiente a colores. Seleccione el rango C1:C7, que corresponde al rango en el cual quiere establecer la validación de celdas. En la barra de menús, haga clic en “Datos”. En el menú correspondiente, seleccione “Validez…”. Se muestra el cuadro de diálogo “Validez”, haga clic en la pestaña “Criterios”. En la lista desplegable denominada “Permitir” escoja “Intervalo de celdas”. El cuadro de diálogo toma la apariencia indicada en la Figura 91. En el cuadro de texto denominado “Origen”, escriba la referencia de celdas en este caso, $A$1:$A$4. Este rango lo utiliza para mostrar una lista que permita escoger uno de esos valores. Es importante utilizar la referencia absoluta para obtener el resultado esperado, que se refiera siempre al mismo rango de celdas. Si está marcada la casilla “Mostrar lista de selección”, al seleccionar la celda en que se ha establecido la validación, se muestra la lista de valores posibles entre los cuales puede seleccionar uno. Si está marcada la casilla “Orden ascendente”, la lista de selección se muestra ordenada. Haga clic en la pestaña “Ayuda de entrada”, escriba el mensaje que se muestra en la celda. En la pestaña “Mensaje de error”, escriba el mensaje que aparece si trata de ingresar un dato erróneo. Presione el botón “Aceptar”. Se ha establecido validación para el rango indicado.

En la Figura 92 se ve el resultado obtenido. Si hace clic en la flecha derecha de la celda que tiene la validación se muestra la lista de valores, en este caso, colores. Puede seleccionar el que quiera para que se incluya en la celda.